Inventarios Físicos

    Hay dos objetivos que se buscan en un inventario físico. Primero, poder comparar lo que el sistema marca como existencias y lo que hay físicamente en existencia y tener un reporte de las diferencias entre las dos cosas. El segundo objetivo es ajustar las cantidades en el sistema para que coincidan con lo que hay físicamente en existencia. XpertMart provee un módulo muy amigable y práctico para hacer estos inventarios físicos, reportar las diferencias y ajustar las cantidades en el sistema a las cantidades en existencias físicamente.

    En el Inventario Físico vamos a trabajar con una tabla interna del sistema. Podemos visualizar esto a través de los reportes. Pero para entender como funciona podemos ver una muestra aqui:


    Para cada artículo podremos ver la descripción y luego una columna llamada SIST. En la columna SIST. se va a poner la cantidad de piezas que el sistema indica que hay (o debe haber) en existencia. En la columna FIS. el proceso de ivnetario físico va a poner la cantidad de piezas que contamos con nuestro conteo físico. Además el sistema va a calcular en base a estas dos cifras cualquier diferencia. 

    En el ejemplo el artículo Estilo 188, Color Blue, Talla Small, con Número de artículo 14, tiene según el sistema 2 piezas en existencia, en nuestro conteo físico solo contamos 1 pieza por lo que hay 1 pieza de diferencia.

NOTA: Se recomienda hacer una copia de la base de datos (Normalmente C:\Main\Main.gdb) antes de empezar el inventario fisico y otra copia antes de aplicar el inventario fisico. Esto para poder regresar a punto de partida en caso de algún error operativo grave.

    Para comenzar un inventario físico deberemos estar en una tienda (remota) debemos seleccionar en nuestra barra de menú la opción Procesos. Aquí tenemos la opción Inventario Físico y dentro de ella varis opciones más como se puede apreciar en esta gráfica.

    Como primer paso recomendamos usar la opción  Eliminar tabla de Físico, esto nos asegurar que no empezamos con ninguna información del inventario físico anterior. 
 
    De igual modo como segundo paso es importante usar la opción Borrar Conteos. Esto nos asegurar que este inventario físico no va a tomar en cuenta ningún conteo anterior que se haya hecho con cualquier fin.


    Después de estos dos pasos preparativos lo siguiente es Empezar Inventario Físico. El paso Empezar Inventario Físico creara la tabla de inventario físico si es que no existe, remplazará los valores en la columna de SIST. por las cantidades registradas en ese momento en el sistema. Además pondrá las cantidades en la columna de FIS. a cero asi como la columna de DIF.. Cabe recalcar que al hacer esto no afectamos para nada las cantidades reales que tiene el sistema como existencia. Una vez elegida la opción Empezar Inventario Físico veremos el siguiente cuadro de diálogo:

 

     Dar clic en el botón de OK para aceptar:

 

     Si correremo un reporte de inventario físico, veremos que la columna de SIST tiene las cantidades en el sistema y que las columnas de Fis y Dif han cambiado su valor a cero: 

 

     En el artículo que señalamos como ejemplo (en recuadro) tenemos 0 piezas en existencia, 0 piezas en diferencia y $0.00 de diferencia en precio, aún no hemos afectado el inventario físico real de la tienda.

    Ahora viene en si el conteo de la mercancía. Simplemente se hacen hojas de conteo para toda la mercancía en existencia. Puede usar la opción F11 disponible en todas las transacciones de XpertMart para generar las hojas de conteo. Recomendamos hacer una hoja de conteo para cada mueble o cuadro de estantería en dónde haya mercancía. Es bueno imprimir las hojas de conteo y pegarlos junto a la mercancía que se conto. Esto nos permite revisar los conteos que se han hecho e inclusive podemos pedir que algún encargado de la tienda o auditor firme de revisado cada hoja de conteo. Si se encuentra una diferencia entre una hoja de conteo y la existencia física se puede hacer una segunda hoja de conteo que corrije la cantidad. Si falta una pieza en la hoja de conteo se hace una segunda hoja de conteo con otra pieza. Si sobra una pieza en una hoja de conteo se hace una segunda hoja de conteo con una pieza negativa (-1). Las suma de las hojas de conteo correspondientes a cierta ubicación de mercancía va a ser el conteo final.

    NOTA: Como XpertMart hace una suma de las hojas de conteo, no es necesario juntar la mercancía por estilo ni hacer ningún acomodo especial de la misma. Si por ejemplo de un solo artículo hay una pieza en el mostrador se incluye en una hoja de conteo de la mercancía en el mostrador. Si del mismo artículo hay cinco piezas en un mueble en el área de ventas estas cinco piezas se incluirían en la hoja de conteo de este mueble. Si además hay seis piezas del mismo artículo en un estante en la bodega, estas se incluirían en la hoja de conteo de ese estante. Al aplicar las Hojas de Conteos XpertMart hace una suma y va a poner 12  piezas (1 + 5 + 6 = 12) en la columa de físico correspondiente a este artículo.

    El siguiente paso será aplicar las hojas de conteos físicos. El sistema suma las cantidades en todas las hojas de conteo y los pone en la columna de FIS., por ejemplo vamos a aplicar la siguiente hoja de conteo para nuestro artículo muestra:

 

 En ella estamos diciéndole al sistema que el conteo físico son 50 piezas en existencia, una vez guardada esta hoja elegiremos la opción Aplicar conteos físicos y el sistema pedirá nuestra confirmación para aplicar los conteos en la tienda, a través del siguiente cuadro de diálogo:

 

 Debemos dar clic en el botón de OK para aceptar y se aplicarán las hojas de conteo al inventario físico, recibiremos la confirmación de que los conteos se han aplicado mediante el siguiente cuadro de diálogo:

 Si volvemos a correr el reporte de inventarios veremos como se han modificado las columnas:

NOTA: Las cantidades con signo (+) son sobrante y las que tienen signo (-) son faltantes tomando como referencia las cantidades en el sistema (columna SIS.).

 

    Si recordamos teníamos 18 piezas en existencia del artículo en el recuadro, aplicamos la hoja de conteo con 50 piezas y el resultado son 68 piezas en existencia, como el sistema tenía registrado 0 piezas de este artículo existe ahora una diferencia de 68 piezas. Lo ideal sería que al aplicar las hojas de conteo cuadraran con lo que tiene registrado el sistema, de no ser así debemos analizar la información para encontrar la diferencia.

NOTA: Si al correr los reportes sobre el inventario físico se ven diferencias que hay que corregir se pueden hacer todas las correcciones necesarias. Si detectan que falto capturar alguna transacción (Recibo, Hoja de Traspaso o Venta) en el sistema se puden capturar estas transacciones faltantes. Después de capturar estas transacciones debe volver a correr el proceso Empezar el Inventario Físico. No debe borrar los conteos existentes ya que estos estan bien.

    Si hace falta hacer hojas de conteos adicionales los puede hacer. Si hace hojas de conteo adicionales debe volver a correr el proceso Aplicar Conteos al Inventario Físico.

    Una vez que esta de acuerdo con las cantidades de sistema, físico y diferencia que ve en los reportes puede pasar al último paso. El último paso es aplicar el inventario físico. Al elegir la opción Aplicar el Inventario Físico y veremos un cuadro de diálogo confirmando la aplicación del inventario:

 

    Nos presenta este cuadro para darle datos adicionales.



    Si por alguna razón se interrumpio la aplicación del inventario fíisico, podemos ver en los Ajustes hasta que número de artículo llego a hacer el ajuste. Aqui le indicamos que siga después de el último ajustado. Podemos escoger si va a imprimir las hojas de ajuste a la hora de generarlos. Solo recomendamos imprimir al momento las hojas de ajuste si el sistema cuenta con una impresora gráfica de velocidad. De otro modo es mejor generar las hojas de ajuste sin imprimirlos. Posteriormente pude entrar a Documentos Ajustes y imprimir las hojas de ajuste o correr un reporte que los muestra.

     Una vez hecho esto si afectamos las existencias que tiene el sistema. Al aplicar el inventario físico el sistema genera hojas de ajustes de las diferencias,. Estas
hojas de ajuste afectan las cantidades del sistema.  Al ajustar por las cantidades de diferencia, el inventario va a quedar marcando exactamente lo que habíamos contado como físico.




 CONFIANZA EN EL INVENTARIO FISICO

    Hay varias cosas que podemos revisar para ver y comprobar que el inventario físico se ha hecho correctamente.

    1) En primer lugar, se puede revisar todo lo que se desea que haya una hoja de conteo impreso que contiene la cantidad y descripción correcta de todos los artículos en cualquier mueble, estante o sección de la tienda.

    2) Si sumamos el total de cada hoja de conteo nos debe dar un gran total igual al total del reporte de un Diario de Hojas de Conteo. Si hay alguna duda se puede buscar por número cualquier hoja en el Diario de Hojas de Conteo.

    3) Se puede correr un reporte de diario de Hojas de Conteo. La suma de las cantidades de hojas de conteo va a ser igual a la suma de la columna de FIS. o físico que se ha contado.

    4) Se puede correr un reporte de diario de Ajustes sobre el rango de ajustes que XpertMart genero para aplicar el inventario físico. La suma de las cantidades de los Ajustes va a ser igual a la suma de la columna DIF. o diferencias del reporte de inventario.

    5) Inmediatamente después de aplicar el inventario físico puede volver a correr el proceso Empezar Inventario Físico y luego Aplicar Conteos. Después de correr estos dos procesos, el reporte de inventario físico debe mostrar cero diferencias lo que muestra que ya el sistema marca exactamente lo que se conto. (Se recomienda correr este paso sobre una copia de la base de datos.)

fin.