Alcances del Sistema - XpertMart el PTE Profesional


       En el diagrama 3.f observamos los elementos b�sicos con que el PTE XpertMart cuenta para llevar a cabo su an�lisis. Dicho de otra manera, son las herramientas que ocuparemos para generar nuestra mina de informaci�n.
       Al centro del diagrama e igualmente del sistema tenemos el Inventario como el elemento a partir del cual se inicia todo el proceso. Este a su vez esta compuesto por:
       Cat�logo de Productos.- Formado por la definici�n de estilos y descripci�n de art�culos, as� como su organizaci�n en departamentos y su v�nculo con proveedores.
       Precios y Costos.- Cada producto tiene registrado un costo y uno o varios precios en listas que se mantienen asociadas al Inventario.
       Existencias.- Para cada art�culo del Cat�logo se guarda la disponibilidad de producto en cada una de las tiendas con que cuente la cadena incluyendo la bodega o almac�n central.
       XpertMart tiene un esquema de Oficina Central y Tiendas. Aunque esto se ver� con detalle posteriormente, es importante recalcar algunos puntos como son las funciones principales que el sistema Central desempe�a.
       Generar y mantener el inventario y todos sus cat�logos. Es la �nica estaci�n que puede editar su contenido, excepto las existencias. Por seguridad nadie puede editar las cantidades en existencia ni en el sistema central ni en las tiendas. Si deseamos hacer alg�n cambio, este se har� por medio de un documento de ajuste �nicamente en las tiendas, con el garantizamos un registro hist�rico de todo movimiento y un mayor control sobre la informaci�n
       Recopila todos los documentos transaccionales hechos por las tiendas a fin de aplicarlos y tener la misma informaci�n que en las tiendas. Al igual que el inventario, ning�n documento es editable en XpertMart, lo cual asegura la integridad y veracidad de la informaci�n. Cuando requerimos anular una transacci�n, se hace con un movimiento contrario al original.
       Puede crear Ordenes de Compra para cualquiera de las tiendas o la bodega central.
       Es capaz de dise�ar y emitir reportes que nos permiten el an�lisis de la informaci�n.
       Por su parte los sistemas de Tienda, una vez que han recibido la informaci�n creada por el sistema central sobre el Inventario, se encargan de realizar todas las transacciones de las que parte nuestra mina de informaci�n y que explicamos brevemente a continuaci�n.
       Ordenes de Compra.- Documento por el cual se fincan los pedidos son los Proveedores. No afecta las cantidades en Inventario y nos sirve para planear la recepci�n anticipadamente. Su uso es opcional.
       Recibos.- Con un recibo le damos entrada al Inventario a los productos solicitados en la Orden de Compra. Es un documento indispensable para mantener el control de mercanc�as recibidas de los proveedores. Sin �l no podr�amos tener nuestras existencia al d�a en el inventario.
       XpertMart utiliza el sistema de costos Promedio. En los recibos tambi�n se procesan los costos, promediando el costo de lo que se recibe con el costo de lo que ya tenemos en Inventario.
       Tambi�n XpertMart cuenta con la herramienta Cost Audit la cual conserva el registro detallado de cada entrada incluyendo la fecha, hora, y folio de documento. Esto nos permite saber con exactitud el efecto que cada recepci�n tuvo sobre los costos.
       Traspasos (Hojas de Salida y Entrada).- Todas las tiendas incluyendo la bodega necesitan constantemente transferir mercanc�as de un lugar a otro para lo cual se usan estos dos documentos. La salida afecta el inventario de la tienda de donde parte el producto y la entrada lo afecta de la tienda destino. La existencia total de la Compa��a (suma de todas las tiendas), no cambia, s�lo la existencia individual de las tiendas involucradas en el traspaso. Al igual que los recibos, este documento tambi�n es indispensable para mantener el control exacto del Inventario.
       Facturas.- Con �ste documento se registra la venta al consumidor, deduciendo de las existencias de la tienda lo vendido. Al igual que los Recibos y Traspasos este documento tambi�n es indispensable para mantener el control exacto del Inventario.
       Ajustes.- Como ya se mencion�, estos documentos se utilizan cuando deseamos por alguna raz�n especial modificar alguna cantidad de existencia en el inventario, dejando un registro preciso del ajuste. Se utiliza tambi�n para ajustar el inventario despu�s de un Inventario F�sico.
       Hojas de Conteo.- Documento auxiliar usado en el Inventario F�sico o Inventarios En �l registramos el conteo f�sico de mercanc�as y aunque directamente no afecta inventario, a trav�s de �l se genera el documento de ajuste en caso de haber diferencias.
       Kardex (Audit Log).- No es un documento sino una herramienta de garant�a de calidad. Todas las transacciones realizadas que afectan el Inventario son registradas en detalle por art�culo dentro del Audit Log para los casos de comprobaci�n de la confiabilidad de los datos. Tambi�n sirve como medio de consulta de existencias en forma hist�rica.
      

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